Postens nye hybride hverdag: Disse erfaringene vil de dele med andre ledere
Posten har jobbet lenge med å legge til rette for en hybrid hverdag. Her er konserndirektørens ledertips.
– Vi har utarbeidet noen veiledninger i samarbeid med ledere og medarbeidere, men er samtidig opptatt av å ikke hugge noe i stein. Vi vet ennå ikke helt hvordan den hybride arbeidsdagen kommer til å bli, forteller Nina Yttervik, konserndirektør for Mennesker og bærekraft i Posten.
Posten har siden april 2020 jobbet aktivt med å omstille seg på en ny type arbeidshverdag som følge av pandemien. Allerede da begynte ledelsen å finne ut av hvilke utfordringer og muligheter som fulgte med.
– Vi var opptatte av å hjelpe ledere og medarbeidere med en gang, og se på hvordan vi kunne samhandle og tilrettelegge for fjernledelse. Vi gjennomførte blant annet et lederutviklingsprogram digitalt, hadde webinarer og hjalp alle medarbeidere med å få det best mulig på hjemmekontoret, sier Yttervik.
Posten gjennomførte to store undersøkelser blant sine ansatte om det å ha hjemmekontor. Der ble det klart at alle syntes fleksibiliteten var et pluss, mens det sosiale fellesskapet ble borte.
– Men det blir ikke borte om man har en god, hybrid løsning, mener Yttervik.
Her er konserndirektørens ledertips for å legge til rette for en hybrid hverdag:
1. Teamet i første rekke
Når skal folk være på kontoret og når kan de ha hjemmekontor? Enkeltpersoners ønske om fleksibilitet skal tas vare på, men teamet kommer i første rekke.
Hvert enkelt team må finne ut hva som fungerer best. Hvilke anledninger eller arenaer skal vi ha fysiske møter? Hvilke skal være hybride og hvilke skal være digitale?
Vi har erfart at statusmøter kan man godt ta digitalt, mens fysiske møter er fint der man skal ha en grad av samhandling.
2. Prioriter nyansatte
For å skape et godt arbeidsmiljø og bygge en kultur, må det være noe å bygge på. Å bygge kultur går helt fint på Teams, hvis man er en del av kulturen fra før. I løpet av pandemien har vi ansatt mange nye, og for at de skal bli en del av kulturen, må de integreres.
Derfor har vi prioritert at de nyansatte kan få komme til kontoret, og vi har tilrettelagt for anledninger der man kan treffes fysisk. Arbeidsplassen er en viktig sosial arena der man blir kjent med virksomheten på tvers, og et sted å få seg venner.
3. Pass på at alle får samme informasjon
Vi jobber mye med bevisstgjøring av hvilken informasjon man deler hvor. Oppsummeringen av et ledermøte bør for eksempel ikke skje tilfeldig ved kaffemaskinen.
Lag noen teamregler for hvordan du og dere viderebringer informasjon. Det kan for eksempel være under et møte der alle er til stede. Sørg for at alle får den samme informasjonen, og vær bevisst på hvilken informasjon du deler i hvilke fora.
4. Tilpass kontorlokalene
Vi har justert møterommene våre med nytt møteromsutstyr, slik at det er mulig å gjennomføre gode, hybride møter. Vi har storskjerm der du kan se hele rommet, enkeltpersoner og nærbilde av den som snakker.
Den hybride arbeidshverdagen krever også annen bruk av kontorlokalet. Vi er i ferd med å bygge om nå. Da kommer vi til å prioritere større forsamlingsrom, for vi tror vi trenger plass der det kan skje kreativ samhandling. I tillegg trenger vi flere små rom eller avlukker for å kunne ha videomøter eller private telefonsamtaler. Det blir krevende hvis alle skal ha Teams-møter i et åpent kontorlandskap.
Saken fortsetter under bildet.
5. Ta deg tid til de som sitter hjemme
Mange ledere opplever at det er enklest å forholde seg til de man ser fysisk. De man ikke ser daglig er det heller ikke så lett å ta opp signaler fra. Går det bra med vedkommende, eller trenger den personen ekstra hjelp? Er det for stor arbeidsbelastning, eller er det noe annet som plager hen?
Inviter gjerne på en walk and talk, ta en kaffe og gå en tur. Det er viktig å huske på og ta seg tid til alle. Å huske merkedager som bursdager er også kjempeviktig.
6. Ha faste statusmøter
Å ha jevnlige statusmøter er en god måte å dele informasjon på. For å holde oversikt og vurdere progresjon, er det et tips å organisere arbeidet i mindre leveranser i møter som tar for seg arbeidsoppgavene for uka eller de neste 14 dagene, og der hver enkelt kan si ifra hva de skal bidra med. Da er det også lettere for ledere å se om noen sliter og trenger ekstra oppfølging.
Det kan også være et fast tavlemøte. I Posten kaller vi det «stand ups», og det er et 15 minutters statusmøte hver dag. Det skaper engasjement og aktiviserer medarbeidere.
7. Ha sosiale arrangementer
I en hybrid hverdag, er det først og fremst det sosiale vi ønsker oss når vi samles i kontorlandskapet igjen. Da er det viktig å forberede disse møtene godt, så det virkelig blir verdt turen til kontoret.
Man må klare å utnytte den fysiske tilstedeværelsen, og planlegge hvordan man skal få alle til å bidra i rommet. Samtidig kan man legge inn gode pauser så man også får uformell tid til å bli kjent, dele synspunkter og samhandle mellom de planlagte aktivitetene.
Pass på å ha arrangementer som samler folk på tvers av avdelinger eller forretningsområder. Da legger man godt til rette for tverrfaglig samarbeid og deling av erfaringer på tvers av organisasjonen.
Bonustips: Her er Postens tips for ledere som skal holde hybride møter:
- «Vis deg frem»: Alle deltakere både fysisk og digitalt har på kamera. Fysiske deltakere må alltid ha med pc.
- «Tydelig møteleder»: Møteleder er den som kaller inn om ikke annet avtales. Påser at alle blir sett og kommer til orde.
- «Gi tegn»: Om det er mange i møtet kan det være lurt å løfte den digitale hånden for å komme med innspill.
- «Ja, takk – begge deler»: Kall inn både til Teams og fysisk rom for å sikre frihet til å velge.
- «Du er muta vs. du må mute»: Er det mye lyd rundt deg, så slå av mikrofonen når du ikke har ordet.
Veiviser
Hvordan lykkes med hjemmekontor og hybrid
Verktøyene og kunnskapen du trenger for å gripe mulighetene med hybride arbeidsformer – og skape en enklere og bedre arbeidshverdag.
