– Vi får gjort tre ganger så mye
Ansatte i finansselskapet AKJ var overlesset av e-poster og slet med å prioritere oppgaver. Med nye digitale verktøy er hverdagen blitt langt mer effektiv.
– Det er tingen med effektivitet. Det gir oss flere baller i lufta, så vi er fortsatt like travle. Men vi får gjort tre ganger så mye, sier Anders Kvamme Jensen, grunnlegger av AK Jensen Group.
AKJ er et globalt finansselskap, teknologiselskap og kryptoselskap.
– Vi jobber med digitale eiendeler og mot en digital fremtid. Når det er forretningsmodellen vår, kan ikke det operative henge etter, slår han fast.
Totalt består gruppen, som styres fra New York, London, Malta og Oslo, av om lag 40 selskaper. Det betyr 40 sett med ansatte, regnskapsførere og jurister. Behovet har vært stort for å håndtere den enorme informasjonsmengden som flyter rundt i selskapet.
Hvordan sørge for at alle får den informasjonen de trenger? Hvordan gjøre det helt tydelig hvem som skal gjøre hva og til hvilken tid?
I tett samarbeid med teknologipartneren Frend har AKJ nå implementert et nytt digitalt verktøy for prosjekt- og oppgavestyring. De har også fått på plass tydelige retningslinjer om hvordan de skal samhandle og jobbe digitalt.
Resultatene har vært svært gode, ifølge Kvamme Jensen. Verktøyene har forbedret arbeidsforholdene betraktelig, mener han, og serverer oss en fotballmetafor:
– Det handler om hvor du gjør jobben din. Spiller du fotball i skogen, må du drible deg rundt alle trærne. Men hvis du finner deg en nyklipt plen, blir det mye enklere å spille, sier Kvamme Jensen.
En typisk utfordring
Henrik Ruud i Frend har vært med å rådgi AKJ sammen med Magnus Mysen Holm. Ruud kjenner igjen utfordringene til AKJ fra flere andre arbeidsplasser han har jobbet med.
– AKJ slet med ganske vanlige problemer. De ansatte var overlesset av e-poster, og oppgaver falt mellom to stoler og ble ikke gjort. Mange hadde en hektisk hverdag med mange arbeidsoppgaver. Det gjorde det vanskelig å prioritere, sier han.
Samtidig var informasjonsflyten i selskapet ineffektiv, påpeker Ruud.
– Folk visste ikke alltid hva de skulle gjøre eller når de skulle gjøre det. Det var vanskelig å holde oversikt over fremdriften til prosjektene, sier Ruud.
Veiviser
Effektivisering
Oversikt over teknologi som gjør din bedrift mer effektiv.
Løsningen: En digital transformasjon
Nå er situasjonen en helt annen. Et av grepene AKJ gjorde, var å lage en samhandlingsstrategi. Denne gir tydelige retningslinjer på hva som skal gjøres hvor og hvordan. For eksempel sender ikke selskapet lenger e-post, Excel-ark og Word-dokumenter internt.
– Problemet med å sende rundt referater og prosjektplaner på e-post, er at det ikke gir deg statusen dag for dag, forklarer Ruud.
I stedet foregår kommunikasjonen i prosjektstyringsverktøyet Asana. Her er all dialog kontekstbasert og åpen – så lenge prosjektet ikke inneholder sensitive opplysninger.
Kontekstbasert betyr at dialogen er knyttet til et konkret prosjekt eller mindre oppgaver. Åpen betyr at informasjonen er tilgjengelig for alle på arbeidsplassen. Den er også samlet på ett sted, heller enn å være spredt rundt i e-poster, chattekanaler, Excel- og Word-dokumenter.
– Asana har transformert måten AKJ jobber på. Noe av det mest geniale med et godt prosjektstyringsverktøy, er at du får den aggregerte oversikten på tvers av prosjekter. Hvis noen huker av en oppgave i to do-listen, får de andre medlemmene beskjed, forklarer Ruud.
Full oversikt – helt enkelt
Hver bruker får en innboks og en samlet to do-liste. Her havner all informasjon som er relevant for dem. Alle oppdateringene i prosjektene de er en del av, finner de her.
– Du får ikke bare oversikt over hva du skal gjøre i dag og de neste dagene. Du får også se hva andre skal gjøre i samme tidsrom.
En rekke rutineoppgaver er blitt automatisert, og behovet for statusmøter er blitt mindre. Fordi systemet er så oversiktlig, bruker alle i selskapet mindre tid på å lete etter informasjon.
Rådgiveren legger ikke skjul på at det er krevende å endre måten å jobbe på.
– En av grunnene til AKJ har lykkes så godt, er at de har store digitale ambisjoner. Selskapet ser verdien av å jobbe på en moderne måte og er villige til å investere i det, forteller han.
«En sekretær» som siler ut informasjon
AKJ gjør stadig justeringer i hvordan selskapet benytter seg av prosjektstyringsverktøyet sitt, forklarer direktør Kvamme Jensen. Målet er å optimalisere driften ytterligere.
– Prosessen i seg selv er utrolig interessant. For hvert steg vi forbedrer, blir vi mer effektive. Vi limer sammen de beste komponentene, og systemet er så dynamisk at vi enkelt kan bytte ut enkeltdeler, sier han.
Kvamme Jensen anslår at han tilbringer syv timer dagen inne i prosjektstyringsverktøyet.
– Systemet er den nye sjefen. Det må vi lære oss. Hele greia med samarbeidet mellom man and machine er at maskinene skal legge til rette for at vi får mer tid til å gjøre det vi mennesker er gode på.
For Kvamme Jensens del siler systemet ut informasjonen som er viktig for ham.
– Det fungerer nesten som en sekretær som sørger for at jeg ikke blir overlesset med ting, sier han og utdyper:
– I en Outlook-verden får man kanskje hundre e-poster i innboksen hver dag. Og man må lese alle fordi man ikke nødvendigvis vet hva som er viktig. Nå siler systemet ut de viktigste for meg – kanskje trenger jeg bare å lese de tre-fire viktigste.
Veiviser
Effektivisering
Oversikt over teknologi som gjør din bedrift mer effektiv.
