Seks tips: Slik unngår bedriften digitaliseringens fallgruver
Mange norske industribedrifter sliter med å ta i bruk nye digitale løsninger. En av de største fulgte en sekstrinns oppskrift som kan snu slit til suksess og konkurransefortrinn.
Innlegg skrevet av: Sylvi Thun, forsker (PhD), Ottar Bakås, seniorforsker/doktorgradsstipendiat, begge i SINTEF, og Trond Haga, Senior Manager (PhD) Aker Solutions Stord.
På Stord står Aker Solutions verft midt oppe i store omstillingsprosesser, med både digitalisering og vridning av virksomheten inn mot nye grønne markeder.
De siste årene har verftet gitt smarttelefoner til alle ansatte. Bedriften har utviklet og tatt i bruk apper som dekker blant annet planlegging og utføring av selve arbeidet, og formidling av forbedringsforslag fra samtlige medarbeidere.
I en fersk studie har vi sett inn «bak kulissene» på verftet og har funnet suksessoppskrifter og snublesteiner innenfor feltet digitalisering, trolig gyldige i de fleste bransjer.
Bedriften er en av de største produksjonsenhetene i norsk verkstedindustri.
Vi har intervjuet folk med ulike roller i den digitale omstillingen ved verftet: toppleder, mellomledere, fagforeningsledere, programvareutviklere, designere og ansatte på gulvet.
Svarene bekrefter resultatene fra tidligere forskning: At måten organisasjoner planlegger og gjennomfører en digitaliseringsprosess på, er helt avgjørende for effektene de får ut av den.
En undersøkelse SINTEF la frem i fjor, viser at mange norske industribedrifter sliter med å ta i bruk nye digitale løsninger. Studien vår på Stord dykker videre inn i denne problemstillingen. Selv med god tilrettelegging møtte bedriften uforutsette utfordringer.
Studien på Stord lærte oss mye om hva som kan fremme og hva som kan forkludre digitaliseringsprosesser i arbeidslivet.
På bakgrunn av prosjektet har vi publisert en seksdelt suksessoppskrift:
1. Bygg kapasitet til å behandle alle forslag fra brukerne
Ved det tradisjonsrike verftet så vi at brukerinvolvering – ifølge læreboken et sentralt suksesskriterium for vellykket digitalisering – kan være krevende å få til i store bedrifter. Under deler av apputviklingen på Stord opplevde verftet nemlig at mengden av innspill fra de ansatte oversteg det organisasjonen var rigget for å håndtere.
Da bedriften først ikke klarte å gi tilbakemelding, sank de ansattes lyst til å bidra med forslag. Verftet høstet dermed en viktig lærdom: store organisasjoner som vil ha konstruktiv brukermedvirkning i app-prosjekter, må bygge opp kapasitet, både teknisk og organisatorisk, i mottaksapparatet som skal behandle «forslagskassen».
2. Se utvikling og utrulling som en og samme prosess
En vanlig felle å gå i for bedrifter som verftet på Stord, er å gi implementeringsdelen i app-prosjekter for liten oppmerksomhet. Det trenger ikke være intensjonen, men denne delen kan lett få redusert oppmerksomhet. Vårt viktigste råd er at utvikling og implementering ikke må ses som to frittstående prosesser, men i sammenheng. Opplæring og støtte for de ansatte under utrulling bør planlegges helt fra start.
3. Bygg gjensidig tillit
Bruk eksisterende arenaer eller skap nye for samarbeid og involvering av tillitsvalgte. Vær åpen og ærlig om hensikt og formål med initiativet. Langvarig, godt partssamarbeid, et kjennetegn for verftet på Stord, viste seg å være et fundament for gode og til tider intense diskusjoner, pluss hensiktsmessige refleksjoner og involvering som ga handling og endring i en felles retning. Slike fundament må være på plass før oppstart av digitaliseringsprosesser.
4. Visualiser innholdet i appene tidlig
Visualisering gir et engasjement som er viktig for videre arbeid. Det gjør det også lettere for de ansatte å komme med gode tilbakemeldinger tidlig i prosessen.
5. Sats på å forstå brukerperspektivet
Arenaer der brukerne kan kommunisere sine behov og få respons, er en suksessfaktor. Det samme er jevnlig fremvisning av oppdateringer og funksjonstilpasninger av produktet underveis i prosessen. Det må bygges nok endringskapasitet for å håndtere god involvering av brukerne.
6. Skap felles læring
La en egen ambassadør for endringene ta imot tilbakemeldinger og bidra med opplæring. Dette bør være en medarbeider som står nær praksisfeltet. Om digitalisering skal gi konkurransefortrinn, må både ansatte og ledere klare å se på digitalisering som et kontinuerlig forbedringsarbeid.
Vi oppdaget også noen paradokser. Deriblant at mens flere fremhevet betydningen av å kvitte seg med gamle verktøy raskt når et nytt innføres, så vi at brukerne fikk gjort jobben bedre ved å kjøre to systemer i en periode. De ble mindre sårbare for barnesykdommene i det nye systemet.
Samtidig gjorde tryggheten ved det gamle at de torde å prøve det nye.
Oppsummert er det organisasjoner som forstår hvor viktig samspillet er mellom arbeid, menneske, teknologi og organisasjon, som vil klare å gjøre digitalisering til et konkurransefortrinn.
Så enkelt, og så vanskelig, er det.
