Roboten som tar jobbene du ikke vil gjøre selv – slik kommer du i gang med automatisering
Du har sikkert hørt advarselen før: Robotene tar jobbene våre. Men det kan faktisk være en god ting!
Roboter kan brukes til å håndtere manuelle og repetitive oppgaver, som ofte er tidkrevende og lite inspirerende. Ved å automatisere reiseregninger, punching eller andre manuelle prosesser kan du spare penger samtidig som du frigjør tid for dine ansatte.
– Jeg pleier å sammenligne automatisering i bedrifter med Star Wars. Vi mennesker flyr romskipet mens robotene sveiser og slår sammen kretser i bakgrunnen!
Det sier Kim Knudsen. Han jobber i UiPath, verdens ledende programvareselskap innen automatisering av robotprosesser. Knudsens jobb er å hjelpe bedrifter å forstå hvordan RPA kan skape verdier for norske virksomheter.
RPA er en forkortelse for robotisert prosessautomatisering. Enkelt fortalt er det en form for programvare som automatiserer manuelle prosesser.
– Alt et menneske gjør ved en datamaskin, kan også en robot gjøre. Automatisering handler om å emulere menneskelig oppførsel. Det betyr at mulighetene for automatisering er ganske store, forteller Knudsen.
Eksempler på bruksområder
Automatisering og robotikk er ikke bare nyttig for store virksomheter og bedrifter med mange ansatte. Knudsen trekker frem en oppstartsbedrift som fra begynnelsen av brukte RPA for å skape vekst, og som nå er markedsledende i sin bransje:
– Frisørkjeden Cutters er et godt eksempel. Helt fra da de startet opp med få ansatte, var de bevisste på hvordan de kunne automatisere administrative prosesser. De samlet inn data på kundeatferd og trender. For eksempel: Hvor mange klipper seg hos oss i Bergen på en mandag mellom kl 12-14. Så koblet de på et RPA-program som dikterte hvor mange frisører som skulle jobbe til enhver tid. Pengene de sparte inn på administrasjon, brukte de på flere salonger og flere ansatte.
Andre konkrete eksempler på bruksområder kan være reiseregninger, timeføring, utfylling av skjemaer, søknadsprosesser og håndtering av fakturaer. Men også andre mindre åpenbare prosesser:
– RPA kan for eksempler brukes til å sortere CVer i en søknadsprosess, hvor du automatiserer ulike nøkkelord. Eller det kan brukes til onboarding hvor ansatte skal ha tilgang til ulike systemer og adganger.
Slik kommer du i gang
Om du ønsker å komme i gang med automatisering, er det lurt å skaffe seg en liten oversikt over egen virksomhet. Hvilke prosesser er allerede standardiserte? Det kan være alt fra timeføring til utfylling av skjemaer.
– I utgangspunktet kan du automatisere prosesser på tvers av hele organisasjonskartet. Om det så er HR, ledelse, administrasjon eller økonomi, forteller Knudsen.
Det er likevel et par kjennetegn for prosesser som egner seg for automatisering: Nemlig om prosessen er regelbasert, repetitiv, manuell, standardisert, tydelig definert og om det finnes et stort volum. Om prosessen er utsatt for menneskelige feil og datagrunnlaget er digitalt kan det også være lurt å undersøke potensialet for automatisering.
Krysser arbeidsoppgaven av for et par av disse punktene, er det stor sannsynlighet for at du kan gjøre virksomheten din mer effektiv, legge til rette for vekst og skape en bedre arbeidshverdag for ansatte ved å ta i bruk automatisering!
Betjent og ubetjent
Knudsen deler bruk av RPA på to måter: Betjent automasjon og ubetjent automasjon.
Ubetjent automasjon er når maskinvaren utfører en oppgave uten menneskelig overvåking, eller sluttbrukerinteraksjon. Det kan være vanlig når man skal håndtere store volum, for eksempel bilagshåndtering i et økonomisystem.
– Da kjører roboten dette på «bakrommet» uten at noen ser hva som skjer, også får du et ferdig resultat. Det er effektivt, men samtidig forståelig at mange stiller seg skeptiske til å gi «slipp på kontroll», innrømmer han.
Da kan det være beroligende at betjent automasjon ofte er den mest hensiktsmessige strategien for bruk av RPA, ifølge Knudsen.
– Det fungerer som din personlige, digitale assistent, hvor du iverksetter automatisering etter behov. Om du jobber med saksbehandling og trenger å slå opp i et offentlig register kan du be RPA om å fikse det.
Da henter «roboten» organisasjonsnummer og presenterer informasjonen for deg. Med betjent automasjon kan du også følge med på hvordan roboten jobber på skjermen din.
– I tillegg er gjerne verdiskapningen større i kroner og øre med betjent automasjon. Så for de fleste tar ikke roboten jobber – de bare gjør jobben din enklere, fastslår han.
Eksempler på programvare
For å oppsummere: Automatisering kan spare deg for penger, kan gjøre virksomheten mer effektiv og legger til rette for mer trivsel og kreativt spillerom på arbeidsplassen. Så hvordan skaffer man seg en slik «robot» egentlig? Og må man ha en egen dedikert løsning for fakturaer og en annen for chatboter – eller holder det med et stort system?
– Det finnes egne programvarer som håndterer spesifikke prosesser, men måten å se på RPA på, er som et stort fleksibelt verktøy som kan gjøre hva som helst, forteller Knudsen.
Blant RPA-programvarer finnes UiPath, som Knudsen jobber for, Automation Anywhere og Blue Prism. I tillegg har blant annet Microsoft egne dedikerte programvarer og plattformer som lar deg automatisere bedriftsprosesser.
– Er det dyrt å komme i gang?
– Det kommer helt an på budsjetter, omfang av bestillinger og i hvilken grad man skal overlate drift til konsulenter også videre. Men det som er sikkert er at automatisering er like relevant, tilgjengelig og overkommelig for små og mellomstore bedrifter, som for store konserner, sier Knudsen.
Det finnes også ulike måter å anskaffe seg roboter på, påpeker han. Man kan ha RPA «on premise», det vil si at programvaren driftes internt i bedriften, man kan kjøpe det som skytjenester hvor andre drifter det for deg – eller du kan leie inn konsulenter.
– Bunnlinjen er at dette er noe alle kan tjene på, uansett størrelse på bedrift eller bransje, oppsummerer Knudsen.
Er du interessert i å lære mer om RPA, automatisering og robotikk, og hvordan du kan utnytte det i din virksomhet?
Introkurs
RPA – Robotisert prosess-automatisering
Grunnleggende innføring på 25 minutter: I praksis handler RPA om automatisering av rutineoppgaver. Her får du en innføring i hva RPA er, hvordan det fungerer, hvilken verdi det kan skape for deg og din bedrift, samt veiledning til hvordan du selv kan identifisere prosesser som egner seg for automatisering
Tema
Robotikk og automatisering
Alt som kan automatiseres, vil mest sannsynlig bli automatisert – ettersom det lønner seg. Men hvordan kan dette påvirke din bedrift?
Mikrokurs
Autonome systemer
Mikrokurset som lærer deg det viktigste om autonome systemer på 5 minutter.
