Grip sjansen: Nå kan du løfte den digitale kulturen på jobb
Eksperimenter, sett klare spilleregler, fortsett med møter – og unngå fallgruvene. Her er 6 gode tips til hvordan bedriften kan løftes digitalt.
– Dette kan fremskynde den digitale modenheten vår mange år, tror Iselin Pettersen, leder for tjenesteutvikling i IT-konsulentselskapet Sopra Steria.
Hun mener vi nå har en unik mulighet til å løfte den digitale kompetansen. Det gjelder bare å gripe sjansen. Gevinsten kan bli svært stor, mener Pettersen.
– Bedrifter som klarer å skape en god digital kultur har gjerne mer engasjement, mer effektivitet, mer innovasjon og mer motiverte ansatte.
Knuser myten om hjemmekontor
Hun håper først og fremst at myten om at folk jobber mindre effektivt på hjemmekontor knuses en gang for alle.
– Jeg håper det nå blir mer sosialt akseptert å ha hjemmekontor. Det vil hjelpe mange, som småbarnsforeldre som sliter med å få hverdagen til å gå opp. Vi ser tegn til det nå: Samfunnet fortsetter å gå rundt selv om de fleste av oss jobber hjemmefra, sier hun.
Nesten alle ansatte i Sopra Steria har hjemmekontor om dagen. Likevel går arbeidsdagen opp. De arrangerer blant annet videomøter med 200 deltagere og after work på fredager med kahoot og underholdning. Nettmøter har også sine fordeler.
– Når vi har presentasjoner på nett, tar vi det opp og deler videoen med de som ikke fikk vært med, sier Pettersen.
Ledere må ta grep
Å skape en god kultur for å ta i bruk digitale verktøy, er en lederoppgave, mener Pettersen.
Hold deg oppdatert!
Følg DigitalNorway på Facebook, Twitter og LinkedIn – og meld deg på vårt ukentlige nyhetsbrev!
– Ledelsen må sette klare retningslinjer og gå foran som et godt eksempel, sier hun.
Det er imidlertid flere fallgruver å tråkke i.
– Du kan ikke bare bruke e-post når du kommuniserer digitalt, råder Pettersen.
Videomøter og gruppechatter er bedre. Da er det enklere å inkludere alle og gi beskjed om at man har mottatt meldingen.
– En annen feil som er lett å gjøre, er å stoppe med å ha møter, fordi dere ikke lenger er fysisk sammen. Det er heller ikke heldig å holde alle møtene uten video. Med bare lyd faller mange litt ut av samtalen og begynner å sjekke e-post og slikt under møtet. Du er mer tilstede under et videomøte, sier hun og legger til:
– Det er også viktig for oss mennesker å få anerkjennende blikk, for eksempel når du deler noe du er stolt av.
Slik skaper du en god digital kultur
Hvordan kan selskapene våre lykkes gjennom koronakrisen og komme styrket ut av den? Pettersen har seks råd.
- Tenk annerledes
Må møtet avholdes fysisk, eller kan det gjøres digitalt? Videomøter har en rekke kommunikasjonsverktøy som mange ikke er klar over. Dere kan bruke gule lapper digitalt, redigere et felles dokument og det er plass til langt flere enn i et vanlig møterom.
- Lek og lær
Eksperimenter! Dersom bruk av uvante verktøy fører til småfeil i prosessen, gjerne anledningen til å understreke behovet for lek og generøsitet. Jobb aktivt med å utvikle alles trygghet, og bidra til felles læring.
- Etablér spilleregler for digitale møter
Lag enkle brukerveiledninger for å sikre at lyd, bilde og god kommunikasjon fungerer optimalt. Del disse i møteinnkallingen. For eksempel: Skru av mikrofonen når du ikke snakker, bruk chatten som ordstyrer, bruk felles notater som alle ser og gi en tommel opp for å bekrefte at du har lest en melding.
- Flere kortere møter, fremfor noen få lange møter
Det kan være smart å ha daglige møter, slik at alle føler seg sett. Legg eksempelvis opp til 15 minutters møte på starten og slutten av dagen, hvor alle i teamet oppdateres på hva de andre skal og har jobbet med.
- Ledelsen må gi tydelige retningslinjer og gå foran som et godt eksempel
Fjern usikkerhet blant de ansatte ved å være tydelig på hva du forventer når de ansatte jobber hjemme. Som leder bør du også invitere til og delta i digitale møter.
- Digital delingskultur
For at bruken av digitale verktøy skal bedre seg og bre seg i en organisasjon, er det viktig å dele gode erfaringer, tips og råd. Dette kan gjøres ved å ha et lavterskeltilbud hvor de ansatte kan henvende seg til for å få hjelp, samt et brukerforum på interne sosiale nettverk, og e-læringskurs i hvordan man holder gode digitale møter.
