De bidrar til effektiv ressursbruk i staten. Slik tar de gode valg – basert på data
– Jobben vår er jo å hjelpe andre å bli bedre. Det handler mye om at vi også må hjelpe andre å bli datadrevne, sier direktør Hilde Singsaas i DFØ – som går inn i styringsgruppen i Datafabrikken.
– Samfunnsoppdraget vårt er å bidra til effektiv ressursbruk i staten. Enten vi leverer lønns- og regnskapstjenester eller driver med analyse og gir råd og veiledning, så er bedre bruk av data en nøkkel til dette.
Dette sier Hilde Singsaas, direktør for Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) – som nå har gått inn i styringsgruppen i Datafabrikken.
DFØ er statens fagorgan for økonomistyring, gode beslutningsgrunnlag, organisering og ledelse i staten, samt for anskaffelser i offentlig sektor.
De leverer også lønns- og regnskapstjenester til rundt 90 prosent av statsforvaltningen, og har ansvar for å forvalte statsregnskapet og statens konsernkontoordning.
– Som både fagorgan og leverandør av fellestjenester, er bruk av data helt sentralt for oss. Ettersom veldig mye av det staten bruker penger på går via våre systemer, sitter vi på enorme datamengder. Og siden vi jobber med analyser av hvordan det står til i forvaltningen på ulike områder, er vi også en stor konsument av data.
Dette er Datafabrikken:
Datafabrikken skal gi små og mellomstore bedrifter, akademia og mindre offentlige virksomheter rask og enkel tilgang på data, verktøy (som kunstig intelligens) og kompetanse for å kunne utvikle nye tjenester og nye næringer.
Ønsker tilgang til egne data
– Samtidig ønsker også kundene våre på lønn og regnskap å få dataene – som de jo eier – mer tilgjengelige og presentert på en så god måte som mulig, sier Singsaas.
DFØ har derfor allerede i en årrekke jobbet med å tilgjengeliggjøre slike data på en bedre måte. Det handler blant annet om bedre rapportløsninger, slik at kundene får bedre tilgang til egne data.
DFØ er også i gang med en pilot på dataplattform for regnskapsdata. Piloten skal gi innsikt i hvordan de kan standardisere og hente ut faktura- og regnskapsdata – og hvordan disse dataene kan benyttes til analyse og styring, både hos kunder og i DFØs utvikling av tjenester til forvaltningen. Piloten gjennomføres i samarbeid med to virksomheter som benytter DFØ tjenester.
– Vi er også opptatt av å finne bedre måter å tilgjengeliggjøre de dataene som kan tilgjengeliggjøres for allmennheten, slik at det blir lettere å gjøre analyser av statlig ressursbruk.
Data er ifølge Singsaas nyttig for den enkelte virksomhet, for eksempel ved at de slik kan gjøre vurderinger av egen produktivitet og måloppnåelse. Men det gir også bedre muligheter til å gjøre sammenligninger på tvers av virksomheter og over tid.
– Vi går inn i en tid hvor de offentlige budsjettene blir strammere og hvor betydningen av å bruke ressursene effektivt bare blir viktigere og viktigere. Da øker også behovet for å få bedre innsikt i hva det egentlig koster å levere ulike tjenester, slik at vi kan vurdere om resultatene står i forhold til innsatsen.
– Det er jo et viktig spørsmål når man bruker av skattebetalernes penger – som vi gjør i offentlig sektor.
Offentlig sektor kjøper varer og tjenester for 600 milliarder kroner i året. Som fagorgan for offentlige anskaffelser skal DFØ bidra til at disse innkjøpene er effektive, bærekraftige og bidrar til innovasjon.
– Det er enorme summer, som også illustrerer hvilken rolle staten har som en stor innkjøper som kan sette standarder og bidra til innovasjon og utvikling av markedet.
God ressursbruk og er også en forutsetning for en fortsatt høy tillit til myndigheter og offentlig sektor.
– Tilliten er ikke noe som bare er der – den skal fortjenes hver eneste dag. Det forutsetter at det leveres gode tjenester, og at vi kan godtgjøre bruken av skattebetalernes penger. Hvis innbyggerne eller næringslivet ikke opplever at vi tar dette på alvor, kan det rokke ved tilliten, sier Singsaas.
Mer data gir bedre innsyn
Singsaas tror at behovet for å gå inn i databaserte analyser bare vil bli større og større.
– Det gjør at vi jobber på bred front med bedre fangst, produksjon og deling av data.
DFØ har blant annet noen helt konkrete prosjekter som de har fått av sine oppdragsgivere – altså departementene – for eksempel knyttet til bedre lønnsdata til bruk i lønnsoppgjør og bedre innkjøpsdata.
– Med bedre tilgang på data blir det lettere å gjøre helhetlige vurderinger av potensialet for effektivisering av statlige innkjøp på tvers av virksomheter. Og skal man for eksempel kunne gjøre seg en formening om offentlige virksomheter blir bedre på å ta klima- og miljøhensyn i sine anskaffelser, så trenger vi bedre data.
Det samme gjelder om man vil få overblikk over mengden innovative anskaffelser, som det ifølge Singsaas er store ambisjoner om å få til framskritt på i offentlig sektor.
– Her jobber vi derfor med å finne gode og konkrete løsninger, både teknisk og juridisk, for å bidra til bedre deling av data.
I arbeidet med dette, forteller Singsaas at de hele tiden må ha i ryggmargen at de enorme datamengdene ikke er deres egne.
– Det er virksomhetenes data, så de kan ikke bare deles uten videre. Vi må ha det juridiske på plass også, for eksempel ved å sørge for at personopplysninger blir sikret – i samforståelse med eierne av dataene. Men her mener vi det ligger store muligheter. Så dette er et krevende og spennende arbeid, både teknisk og juridisk.
Må stille krav til data
DFØ har ifølge Singsaas også fått et oppdrag fra Finansdepartementet, der de skal vurdere hvordan statlige virksomheter i større grad kan bruke data til analyseformål.
– Gjennom å utarbeide og ta i bruk data blir det lettere for forvaltningen å evaluere og forbedre egen ressursbruk og måloppnåelse. Relevante data i så måte kan være alt fra regnskapsinformasjon og fakturadata til kunnskap om effekter av tiltak. Vi skal vurdere hvordan dataene både kan fremskaffes, standardiseres og tilgjengeliggjøres.
Noe av problemet er at virksomhetene ikke har sammenlignbare tall, sier hun:
– Det at vi hele tiden jobber for mer standardisering og bedre tall, gjør at vi i neste omgang kan sammenligne virksomheter på tvers. Dette kan fostre læring og samspill innen sektoren.
Og dette innebærer ifølge Singsaas langt mer enn bare tekniske krav og løsninger:
– Det handler også om kravene vi stiller til hva slags type informasjon man skal samle inn og rapportere på og hvordan den skal struktureres. Det er ikke noen fasitsvar her – og vi kommer ikke utenom at det er en jobb å fremskaffe data.
– Så nytten må stå i forhold til kostnadene, her som på andre områder.
Vil hjelpe andre til å bli bedre
Utover å bruke data til å styrke grunnlaget for egne analyse og til å effektivisere prosesser, minner Singsaas om det overordnede ansvaret til DFØ:
– Jobben vår er jo å bidra til effektiv ressursbruk i staten og å hjelpe andre virksomheter med å nå sine mål. Det handler også om at vi må bidra der vi kan til at virksomhetene blir mer datadrevne. Og det er noe av det som gjør det så spennende for oss å få gå inn i styringsgruppen i Datafabrikken, sier hun.
– Det er en anledning for oss til å både dele av våre erfaringer, men ikke minst også å lære av andre. På mange områder sitter mange nå hver for seg og strever med de samme problemstillingene.
– Alle blir bedre om vi lærer av hverandre, både internt i offentlig sektor – men også mellom offentlig sektor og privat sektor. Ofte er problemstillingene akkurat de samme, og derfor er det en stor fordel at Datafabrikken og DigitalNorway kan legge til rette for nettverk hvor vi kan utveksle erfaringer og kunnskap.
