Digitale møter er kommet for å bli – selv når kontoret åpner igjen
Ledere må bli enda flinkere på møteledelse over nett – en helt egen ferdighet. Slik kan du også bli bedre på digitale workshops og møteledelse.
2021 blir forhåpentligvis året vi kan vende tilbake til normalen – til en hverdag slik den var før koronapandemien. Kanskje har du hørt kollegaer eller venner si at de er lut lei hjemmekontor? Samtidig er det nok de som tenker at de «aldri igjen vil tilbake på kontoret».
Derfor er det ikke urimelig å stille spørsmålet: vil det gå tilbake til slik det en gang var?
– Jeg er ganske sikker på at det blir en ny «normal». Dagsreiser for å delta på kortere møter kommer til å forsvinne. Særlig virksomheter som holder til i flere kommuner, fylker eller internasjonalt vil fortsette å bruke digitale møter. Spesielt de vil favne om det de har lært, spår Andreas Gorm Tungland.
Han er daglig leder i RemoteWork, en bedrift som hjelper andre med å bli gode på digitalt samarbeid. De tilbyr innføring i hvordan man gjennomfører gode digitale workshoper, og bistår med å holde digitale samlinger og konferanser.
Sammen med Innovasjon Norge og DigitalNorway, har RemoteWork utviklet veiviseren Digital Samhandling. Det er en praktisk guide for alle som ønsker å bli gode på digitale workshops og webinarer – som vil være en viktig del av samhandlingen på de fleste arbeidsplasser i tiden fremover.
Veiviser
Digital Samhandling
Bli god på å fasilitere digitale møter, webinarer og workshops!
Mindre småprat, mer arbeid
– Før pandemien var mange på vei dit at alt skulle gjøres i workshoper, alt skulle utføres i grupper. Da vi ble tvunget over i det digitale, gikk det fra å være for mye gruppearbeid til å bli for lite, sier Tungland.
Etter hvert som virksomheter har kommet forbi den bratte læringskurven, ser RemoteWorks at interessen for webinarer, og særlig digitale workshoper, har økt. At mer samhandling vil foregå digitalt, sammenlignet med før pandemien, kan gagne bedriftene på sikt.
– Digital møteledelse er en ferdighet – man må trene for å bli god.
Andreas Gorm Tungland, RemoteWork
– Før var også jeg veldig skeptisk til at alt skulle være digitalt. Jeg er opptatt av at folk skal møtes og få til ting gjennom fysisk samspill. Den siste tiden har jeg lært at utrolig mye bra også kan skje digitalt, forteller Tungland.
Faktisk opplever mange at videomøter kan være mer effektive enn fysiske. Tungland tror en av de viktigste endringene er at det blir mindre småprat.
– Det er vanskeligere å småprate over Zoom eller Teams. Samtidig blir stillhet enda kleinere. Dermed blir det større press på å få ting gjort, sier han.
Må skape trygghet
Men medaljen har en bakside. I et nettmøter kan det være vanskeligere å holde på konsentrasjonen og enklere å gjemme seg bort. Sammenlignet med fysiske møter er det flere ting som kan gå galt, og det kan være vanskeligere å løse utfordringer når man sitter hver for seg.
– Mange møtedeltakere kan fort føle seg utrygge og dumme hvis de ikke får til det som møtelederen mener er «enkelt». Da vil de ikke bidra, sier Tungland.
Nettopp derfor er det avgjørende at bedrifter fortsetter utviklingen av de digitale ferdighetene. Ifølge Tungland er det ikke like enkelt å bli kjent og trygge på hverandre i et digitalt rom.
– De som er flinke til å lede fysiske møter, er flinke til å skape trygghet i rommet. Det gjelder også digitalt. Det krever mye mer forberedelser for møtelederen, særlig før en workshop. Møtelederen er nødt til å forstå forutsetningene til hver enkelt deltaker, mener Tungland, og legger til:
– Digital møteledelse er en ferdighet – man må trene for å bli god.
Bedre møter med gruppearbeid
For å hjelpe de som ofte leder digitale møter, har veiviseren Digital Samhandling en egen modul for digital møteledelse. Der introduseres et rammeverk for planlegging av arbeidsprosessen, IDOARRT (se faktaboks).
Planleggingsverktøyet skal gjøre det enklere å forstå de viktigste elementene i arbeidsprosessen, men skal også sette tydelige rammer for både møteledere og deltakere.
– Forventningsstyring er stikkordet. For digitale workshops kan det for eksempel være nyttig å etablere regler om at kameraet skal være påskrudd og være tydelig på at alle er der for å lære samtidig som de gjør. For at folk skal kunne bidra på en god måte er det superviktig å skape en ramme rundt møtet hvor det er takhøyde for å ikke forstå alt, og at dere skal lære sammen, forklarer Tungland.
Fakta: IDOARRT
Dette et planleggingsverktøy som dekker de viktigste elementene i en arbeidsprosess. Akronymet står for:
I – Intensjon: Hva er hensikten med møtet?
DO – Ønsket utfall (Desired outcome): Hva ønsker vi å ha oppnådd når møtet er ferdig?
A – Agenda: Hva må vi gjøre for å oppnå ønsket utfall?
R – Regler: Hvilke retningslinjer skal settes for å skape ønskede rammer for møtet?
R – Roller: Hvem gjør hva – til hvilken tid?T – Tid: Hvor mye tid har vi til rådighet?
Enten det er snakk om kortere morgenmøter, lengre webinarer eller workshoper som skal strekke seg over flere dager eller en uke, er det avgjørende å ha tilgang til gode arbeidsverktøy og at alle vet hvordan disse brukes.
I RemoteWork har de best erfaring med å bruke Zoom og Teams til videomøter, særlig fordi disse programmene gir mulighet til å dele opp deltakerne i såkalte «breakout rooms» – mindre grupper i fellesrommet. I fysiske møter kan dette ta tid: folk må fordeles i grupper, de må finne et sted der de kan sitte i fred, lurer de på noe må de finne og snakke med møteleder, og de må rekke tilbake til møterommet i tide.
Digitalt kan man gjøre alt dette på noen få sekunder.
– Nå er det for lite gruppearbeid digitalt, så akkurat nå er min erfaring at jo oftere man deler inn i mindre grupper, desto bedre og mer engasjerende oppleves møtene. Når det er så enkelt, er det ingen grunn til å ikke bruke det oftere, mener Tungland.
Skorter på digitale arbeidsflater
De fleste bedrifter som har blitt nødt til å ta møtevirksomheten digitalt er nå godt kjent med videoløsninger som funker for deres virksomhet. Noe det skorter på hos mange, er derimot bruken av digitale arbeidsflater.
En digital arbeidsflate er et verktøy der flere brukere kan jobbe samtidig, for eksempel ved å opprette tavler for ulike prosjekter – der vanskelige utfordringer kan løses ved å visualisere og dele ideer.
– Det egner seg spesielt til workshoper, men vil være nyttig for de fleste virksomheter. En digital arbeidsflate tillater lengre prosesser: det er enkelt å ta opp arbeidet etter en uke eller måned, og fortsette akkurat der dere slapp.
Miro og Mural er to av de ledende arbeidsflatene på markedet. De tilbyr mye av det samme og det er gratis å opprette en konto for å teste ut. For å få tilgang til alle funksjonene og ubegrenset antall arbeidsflater, må man tegne et abonnement.
– Vi kommer til å ønske mer frihet og fleksibilitet til å selv velge hvordan arbeidsdagen skal se ut.
Andreas Gorm Tungland, RemoteWork
Flytsonen på hjemmekontoret
Selv om det nok stemmer at noen aldri vil ha hjemmekontor igjen, mens det er utenkelig for andre å gå tilbake til 9-17-dager, befinner nok de fleste seg et sted i mellom ytterpunktene. Tungland tror at mange vil ønske å ha to-tre dager på hjemmekontor også etter at smitteverntiltakene fjernes – noe arbeidsgiverne er nødt til å forholde seg til.
– Vi kommer til å ønske mer frihet og fleksibilitet til å selv velge hvordan arbeidsdagen skal se ut. Jeg tror at mange har lært hvordan man kommer i flytsonen på hjemmekontoret, sier han.
Han råder ledere til å spørre sine ansatte hvordan de kan tilrettelegge for at arbeidsdagen til hver enkelt ansatt blir så god som mulig. Hvis hjemmekontor fungerer godt for den ansatte, er det i virksomhetens interesser å tilpasse seg deretter.
– Samtidig er det viktig at både ansatte og ledere forstår verdien av å møte kollegaer fysisk, ikke bare med tanke på det sosiale. Ofte vil andre få svært mye ut av det å snakke med deg fysisk. Selv om du er komfortabel på hjemmekontor, må du også gjøre noe som er i jobbens interesse – ikke bare din egen, sier Tungland.
Han presiserer likevel at det også gjelder de som knapt kan vente med å komme seg tilbake på kontoret.
– De må være forberedt på at det blir flere digitale møter enn tidligere. Det er ikke til å unngå!
Veiviser
Digital Samhandling
Bli god på å fasilitere digitale møter, webinarer og workshops!
Introkurs
Fjernledelse
Utstrakt brukt av hjemmekontor er for mange den nye normalen. Her finner du – som er leder – veiledning og tips for å lede på hybride arbeidsplasser.
