Bruk et fagsystem
Hva er et fagsystem? Det er enkelt og greit snakk om å ta i bruk programvareløsninger som er laget spesielt for akkurat din bransje og dine behov.
Et godt fagsystem skal hjelpe de ansatte i virksomheten med å gjøre jobben sin med økt effektivitet og høy kvalitet*. Begrepet dekker verktøy som håndterer logistikk, saksbehandling, beslutningsstøtte, ordrehåndtering og mye mer. Nesten uansett hvilken bransje du jobber i, kan et fagsystem gi dere større kontroll over kjernevirksomheten.
Mange fagsystemer er rigget slik at de møter krav, lover og regler i bransjen du jobber i, slik at det støtter deg i å drive bedriften etter riktige rammebetingelser. En annen fordel med en bransjespesifikk løsning kan være integrasjon mot for eksempel en betalingsterminal, Vipps eller Altinn.
Så hva slags systemer er det som finnes? La oss se på noen eksempler.
Alternativ 1: Velg et ERP-system
For bedrifter som driver med produksjon og logistikk – enten dere er en fabrikk, en klesbutikk eller et vaktmesterselskap – kan det være mest effektivt å ta i bruk et ERP-system. ERP står for Enterprise Resource Planning og samler mange av aktivitetene til en bedrift.
I tillegg til produksjon og distribusjon kan systemet dekke regnskap, CRM (kundehåndtering), SRM (leverandørhåndtering) og mye mer. Se faktaboksen nedenfor for å lære mer om ERP-systemer og hvordan du kommer i gang.
Hvordan velger du et ERP-system?
Hvordan vet du om virksomheten din har bruk for et ERP-system? Hvilket skal dere i så fall velge? Det første dere må gjøre, er å kjenne på et behov. Dere ønsker å få bedre oversikt over ressursene deres, enten det er snakk om fysiske eller menneskelige ressurser.
Sliter dere for eksempel med å holde styr på hva dere har på lager, eller hvilket lager noe ligger på? Det er typisk problem som et ERP-system kan hjelpe dere med å løse.
Et ERP-system kan være så enkelt som et varelager koblet til et økonomisystem. På den andre kan det også være … alt. Hele bedriften. Det er her det begynner å bli vanskelig. For jo større plattformene blir, desto mer kompliserte og vanskelige er de å bruke. Nøkkelen er derfor å finne en «sweet spot». Et system som dekker behovene deres, og som samtidig er enkelt nok å bruke. Mange velger alt for store systemer, og ender med ikke å bruke dem – fordi det blir for komplisert. Det er bedre å begynne lite og bygge derfra.
For å komme i gang: Konsulter med noen som er eksperter på dette, få en anbefaling fra noen du stoler på, eller bruk en sammenligningstjeneste på nettet når du undersøker hvilket system som vil være en perfekt match med akkurat deres behov.
Alternativ 2: Velg en totalpakke som inneholder all programvare dere trenger
ERP-systemer er ikke relevante for alle bedrifter i alle bransjer. Det er ikke sikkert det overhodet finnes en enkelt programvareløsning som gjør alt akkurat dere trenger. Derimot kan dere kanskje få dekket behovene deres gjennom en totalpakke som inneholder mange ulike programmer som fungerer godt sammen.
I neste steg, Produktivitet og samhandling, skal vi ta for oss de to mest populære «totalpakkene» med programvare for bedrifter, nemlig Office 365 (Microsoft) og G Suite (Google).
Office 365 er (litt forvirrende) del av en større tjeneste kalt Microsoft 365. Med et Microsoft 365-abonnement kan du få tilgang på programmer med kraftige og spesifikke funksjoner, langt utover bare det du forbinder med tradisjonelle Office-programmer som Word og Excel.
Hvis dere har Office-pakken, bruker dere kanskje også programmer som OneDrive og Teams allerede. Men har du sett hvilke muligheter som ligger i programmer som Forms, Flow, Power Apps, Sharepoint og Bookings for å digitalisere, strømlinjeforme og automatisere? Se faktaboksen nedenfor for et eksempel.
Disse programmene er også laget for å fungere sømløst sammen. Dette kan være et godt alternativ til et fagsystem for mange bedrifter.
PS! Du kan lese mer om Office 365 og Google sitt alternativ, G Suite, i neste steg – som handler om produktivitet og samhandling.
Anja vil få mer ut av Microsoft 365
Anja leder et selskap som blant annet tilbyr studie- og karriereveiledning. Hun vil forenkle prosessen med å booke inn kunder til konsultasjoner. I dag bruker hun et bookingsystem som både er dyrt og lite brukervennlig.
Hun blir gjort oppmerksom på at programmet Bookings er inkludert i virksomhetens Microsoft 365-abonnement (det gjelder Microsoft 365 Business Standard og oppover). Hun behøver derfor ikke å kjøpe en ny programvare i det hele tatt, men kan i stedet bruke noe hun har og betaler for allerede. Bookings gjør det enkelt både for kundene å booke tid, og for Anja og hennes ansatte å planlegge arbeidsdagene sine.
Dette får også Anja til å tenke: Hvilke flere muligheter finnes det i lisensene våre? Er det programmer der som kan forenkle og effektivisere jobben vi gjør? Og finnes det noen andre eksempler på at vi betaler dobbelt, ved å bruke en ekstern programvare i stedet for noe vi allerede har inkludert et annet sted?
Alternativ 3: Velg en åpen plattform som deres kjerne
For noen kan det også være aktuelt å se nærmere på Microsoft Azure (skyplattform) og Dynamics 365 (skybaserte CRM- og ERP-tjenester), som eventuelt kan brukes i kombinasjon med Office 365. Har dere litt mer avanserte behov, kan du sette opp det bedriften trenger med en kombinasjon alle disse – men det kan bli omfattende, ta en del tid og bli kostbart for mange.
Det er ofte bedre å velge åpne plattformer som kjerne, der du kan utvikle og tilpasse som du vil, og legge til tilleggsmoduler (plug-ins) for flere integrasjoner og funksjoner. Et eksempel på dette er å bruke WordPress som nettside-plattform, legge til WooCommerce for e-handel/nettbutikk, og andre moduler etter behov. Du kan så enkelt integrere WordPress med for eksempel MailChimp for utesendelse av nyhetsbrev og kommunikasjon mot kundene dine.
Når nettsiden din snakker med verktøyet for utsendelse av nyhetsbrev, kan du samle mye verdifull kundedata. Les mer om dette i stegene Integrasjoner og Kundedata senere i veiviseren.
*Kilde: https://www.visma.no/consulting/tjenester/fagsystem/